Le procès-verbal de l'assemblée : ce qu'il doit contenir (avec une structure prête à l'emploi)

Le procès-verbal est le document le plus important que produit une copropriété : c'est la preuve de ce qui a été décidé et comment. Et il n'est pas nécessaire d'être notaire pour en rédiger un correct.

Ce qu'il doit contenir (art. 19 de la loi de propriété horizontale)

1. Date et lieu de l'assemblée.
2. Qui convoque et s'il s'agit d'une assemblée ordinaire ou extraordinaire.
3. Présents : quels copropriétaires sont là (en personne ou représentés) et leurs tantièmes.
4. L'ordre du jour tel qu'il a été convoqué.
5. Les décisions adoptées, avec le résultat de chaque vote (voix et tantièmes pour et contre).
6. Questions diverses, s'il y en a eu.
7. Signatures du président et du secrétaire (souvent la même personne dans les petites copropriétés).

Une structure à copier

• En-tête : copropriété, adresse, date, heure, type d'assemblée.
• Liste des présents avec tantièmes (et total des tantièmes présents).
• Un bloc par point de l'ordre du jour : ce qui a été discuté → ce qui a été voté → résultat.
• Clôture : heure de fin et signatures.

Les trois erreurs qui invalident des décisions

• Voter des choses qui n'étaient pas à l'ordre du jour de la convocation.
• Ne pas consigner les tantièmes derrière les voix (seulement « majorité pour »).
• Ne pas notifier le procès-verbal aux absents (ils ont le droit d'en prendre connaissance et, pour certaines décisions, de s'y joindre sous 30 jours).

Et ensuite : qu'il ne se perde pas

Un procès-verbal dans un tiroir ne protège personne. Rangez-le là où toute l'assemblée — et le président suivant — pourra le trouver : scanné, clairement nommé, avec les autres. Le « ce n'est pas ce qui a été voté » se soigne en montrant le procès-verbal en deux clics.