Notifier les décisions aux absents : la formalité que presque tout le monde saute

L'assemblée est terminée, le procès-verbal est signé… et il manque l'étape que la moitié du pays saute : notifier ceux qui n'étaient pas là.

Pourquoi c'est important

• Les délais de contestation des absents courent à compter de la réception du procès-verbal.
• Pour les décisions aux trois cinquièmes (piscine, meublés touristiques, services nouveaux), la voix des absents notifiés qui ne s'opposent pas dans les 30 jours compte comme favorable — sans notification valable, ce décompte n'existe pas.

Comment notifier valablement

À l'adresse que chaque copropriétaire a désignée (ou, à défaut, à son logement dans l'immeuble), et si c'est impossible, par le tableau d'affichage de la copropriété avec mention de la date (effet au bout de trois jours). Le courriel vaut si le copropriétaire l'a accepté comme moyen — bonne pratique : recueillir cette acceptation par écrit auprès de tous, une fois.

Le système qui ne rate pas

1. Procès-verbal clos et signé en quelques jours, pas en quelques mois.
2. Envoi à tous (y compris aux présents : transparence) par le canal accepté.
3. Enregistrement de la date d'envoi.
4. Copie au tableau pour les cas impossibles.

Avec des procès-verbaux accessibles à tous en permanence, en outre, la notification cesse d'être un problème annuel : chacun consulte n'importe quelle décision quand il veut.