Les documents de l'immeuble : que garder et pourquoi

Dans presque toutes les petites copropriétés, c'est la même histoire : les documents importants existent, mais personne ne sait où ils sont. Il y a un carton à la cave, un classeur chez le président d'il y a trois ans et une clé USB restée chez le gestionnaire. Le jour où l'on a besoin d'un document précis, la chasse commence.

Ce qu'une copropriété devrait avoir sous la main

Le point de départ, c'est le carnet du bâtiment, le libro del edificio en Espagne. C'est le dossier qui rassemble la manière dont l'immeuble a été construit et dont il doit être entretenu : mémoire des travaux, plans, matériaux, installations et consignes de maintenance. Dans les immeubles neufs, c'est le promoteur qui le remet. Dans les anciens, il n'existe souvent pas en tant que tel, et ce qu'il y a s'est constitué au fil des années.

Autour de cela, une copropriété devrait garder à portée de main :

• L'acte de division en propriété horizontale, les statuts s'il y en a et le règlement intérieur. Ce sont les documents qui disent ce qui appartient à qui, quelle quote-part revient à chaque lot et ce qui est permis ou non.
• Les procès-verbaux des assemblées et le registre des procès-verbaux. C'est la mémoire de ce qui a été décidé, et quand.
• La police d'assurance de l'immeuble, avec ses garanties et ses quittances, et l'historique des sinistres déclarés.
• Les contrats d'entretien : ascenseur, chauffage, extincteurs, porte de garage, ménage, espaces verts. Avec leurs conditions, leur durée et le numéro à appeler.
• Les factures de travaux et de rénovations, avec les devis demandés et surtout les documents de garantie.
• Les certificats et les contrôles : vérifications des installations, attestations de conformité, rapports techniques sur l'état de l'immeuble, diagnostic de performance énergétique.
• Les plans, surtout ceux des réseaux. Savoir par où passe une canalisation fait économiser beaucoup d'argent en cas de fuite.
• Les coordonnées des prestataires et des artisans, y compris celui qui a fait la dernière réparation.

Pourquoi tout cela se perd si souvent

À cause de deux passations et d'une habitude.

La première passation est celle du président. La fonction tourne, et le classeur physique voyage d'un appartement à l'autre. À chaque déménagement, quelque chose reste en route, et le voisin qui prend le relais hérite de ce qu'on lui donne, pas de ce qui existait.

La deuxième est celle du gestionnaire. Quand on change de cabinet, la copropriété récupère ce que le précédent avait archivé, ce qui n'est presque jamais tout. Et dans les copropriétés qui s'autogèrent, il n'y a même pas de cabinet à qui réclamer.

L'habitude, c'est de tout garder uniquement sur papier et à un seul endroit. Un classeur chez quelqu'un, c'est un point de rupture unique : une trace d'humidité, un déménagement ou simplement une personne injoignable en août, et la copropriété se retrouve sans rien.

Ce qui arrive quand rien ne réapparaît

• On refait des travaux déjà faits, parce que personne ne se souvient que cette descente d'eaux a été changée il y a quatre ans.
• On perd des garanties. Des travaux peuvent être couverts et finir par être repayés parce que ni la facture ni le document de l'installateur ne réapparaissent.
• On ne peut rien réclamer. Sans contrat ni déclaration antérieure, la discussion avec l'assureur ou l'entreprise d'entretien se réduit à la parole de chacun.
• On paie trop, parce qu'on ignore ce que l'on paie et depuis quand, et certains services continuent de se reconduire tout seuls.

Comment l'organiser et la tenir à jour

• Rassembler ce qui existe. Le demander à l'ancien président, au gestionnaire sortant et aux voisins les plus anciens.
• Tout numériser. Une photo lisible prise au téléphone suffit ; l'important est qu'une copie numérique existe et qu'elle ne vive pas sur un seul appareil.
• Ranger par blocs simples : propriété et règles, procès-verbaux, assurances, entretien, travaux et garanties, certificats, plans, contacts, finances.
• Nommer les fichiers clairement, en commençant par l'année puis en indiquant de quoi il s'agit. Tout se classe alors tout seul et se retrouve du premier coup.
• Noter ce qui manque et aller le chercher. Si la police est introuvable, l'assureur la renvoie par mail ; s'il manque un certificat, le technicien qui l'a signé l'a encore.
• Mettre à jour à chaud. Chaque chantier terminé, chaque contrat signé et chaque procès-verbal approuvé se rangent sur le moment, pas quand on aura le temps.
• Faire le point une fois par an, par exemple avant l'assemblée ordinaire.

Au fond, les documents d'un immeuble ne servent que s'ils réapparaissent au bon moment. Mieux vaut donc qu'ils ne dépendent ni d'un classeur ni d'une personne : qu'ils soient à un endroit où tous les copropriétaires peuvent entrer, qu'ils y restent quand le président change et que le suivant n'ait pas à repartir de zéro. C'est précisément ce que nous essayons de rendre simple avec Dommiva, même si l'essentiel reste que la copropriété ait tout en ordre, où que ce soit.