Os papeis da comunidade: que gardar, canto tempo e como

O arquivo dunha comunidade non é burocracia: é a súa memoria legal e económica. E cabe en pouco espazo se se sabe que gardar.

Para sempre

• Libro ou libros de actas e todas as actas.
• Título constitutivo, división horizontal e estatutos (a "constitución" do edificio).
• Acordos con transcendencia permanente (peches autorizados, cambios de reparto, normas internas vixentes).
• Proxectos e certificados de obras maiores (a ITE, a rehabilitación, o ascensor novo).

Seis anos (obriga mercantil e fiscal xeral)

• Facturas e xustificantes de gastos e ingresos.
• Extractos bancarios e liquidacións anuais.
• Nóminas e seguridade social se houbo empregados (aí, mellor 10).

Mentres vivan + unha marxe

• Contratos (limpeza, ascensor, seguro): o vixente e o anterior.
• Pólizas e partes de sinistros (ata a prescrición de accións).
• Garantías de obras e aparellos.

O como importa máis ca o canto

O arquivo que funciona é o accesible: se para consultar a acta de 2021 hai que chamar ao expresidente e que busque no seu trasteiro, non tes arquivo — tes arqueoloxía. Dixitalizar o esencial (un escaneo lexible vale para case todo o día a día) e telo compartido coa xunta converte cada consulta de "misión" a "dous clics". O papel orixinal do importante, ademais, gardado e localizado.