A documentación do edificio: que papeis gardar e por que

En case todas as comunidades pequenas pasa o mesmo: os papeis importantes existen, pero ninguén sabe onde están. Hai unha caixa no trasteiro, unha carpeta na casa do presidente de hai tres anos e un pendrive que quedou na xestoría. O día que fai falta un documento concreto, comeza a busca.

Que debería ter localizado unha comunidade

O punto de partida é o libro do edificio. É a carpeta que reúne como se construíu o inmoble e como hai que conservalo: memoria de obra, planos, materiais, instalacións e instrucións de mantemento. Nos edificios novos entrégao a promotora. Nos antigos moitas veces non existe como tal, e o que hai é o que se foi xuntando cos anos.

Arredor diso, unha comunidade debería ter á man:

• A escritura de división horizontal, os estatutos se os hai e as normas de réxime interior. Son os documentos que din que é de cadaquén, que coeficiente lle corresponde e que se pode facer e que non.
• As actas das xuntas e o libro de actas. Son a memoria do que se acordou e cando.
• A póliza do seguro do edificio, coas coberturas e os recibos, e o historial de partes dados.
• Os contratos de mantemento: ascensor, calefacción, extintores, porta do garaxe, limpeza, xardinaría. Coas condicións, a duración e o teléfono ao que hai que chamar.
• As facturas de obras e reformas, cos orzamentos que se pediron e, sobre todo, os documentos de garantía.
• Certificados e inspeccións: revisións das instalacións, boletíns, informes técnicos sobre o estado do edificio, certificado de eficiencia enerxética.
• Os planos, sobre todo os das instalacións. Saber por onde pasa unha tubaxe aforra moitos cartos cando hai unha fuga.
• Os datos de contacto de provedores e técnicos, incluídos os de quen fixo a última reparación.

Por que se perde tan a miúdo

Por dous relevos e un costume.

O primeiro relevo é o do presidente. O cargo vai rotando e, con el, a carpeta física viaxa dun piso a outro. En cada mudanza queda algo polo camiño, e o veciño que entra herda o que lle dan, non o que había.

O segundo é o do administrador. Cando se cambia de despacho, a comunidade recupera o que o anterior tiña arquivado, que case nunca é todo. E nas comunidades que se autoxestionan, nin sequera hai un despacho a quen reclamar.

O costume é gardalo só en papel e só nun sitio. Unha carpeta na casa de alguén é un único punto de fallo: unha humidade, unha mudanza ou simplemente non atopar esa persoa en agosto e a comunidade queda sen nada.

Que pasa cando non aparece

• Repítense traballos xa feitos, porque ninguén lembra que ese baixante se cambiou hai catro anos.
• Pérdense garantías. Unha obra pode estar cuberta e acabar pagándose outra vez porque non aparece a factura nin o documento do instalador.
• Non se pode reclamar. Sen contrato nin parte previo, a conversa co seguro ou coa empresa de mantemento queda na palabra de cadaquén.
• Págase de máis, porque non se sabe que se está a pagar nin desde cando, e hai servizos que seguen renovándose sos.

Como ordenala e poñela ao día

• Xuntar o que hai. Pedirllo ao presidente anterior, ao administrador saínte e aos veciños máis antigos.
• Escanealo todo. Unha foto lexible co móbil xa vale; o importante é que exista unha copia dixital e que non viva nun só teléfono.
• Ordenalo por bloques sinxelos: propiedade e normas, actas, seguros, mantementos, obras e garantías, certificados, planos, contactos, economía.
• Nomear os arquivos de forma clara, empezando polo ano e seguindo con que é. Así todo se ordena só e atópase á primeira.
• Anotar o que falta e pedilo. Se non aparece a póliza, reclámaa a aseguradora nun correo; se non aparece un certificado, teno o técnico que o asinou.
• Actualizalo en quente. Cada obra rematada, cada contrato asinado e cada acta aprobada gárdanse no momento, non cando haxa tempo.
• Repasalo unha vez ao ano, por exemplo antes da xunta ordinaria.

Ao final, a documentación dun edificio só serve se aparece cando fai falta. Por iso convén que non dependa dunha carpeta nin dunha persoa: que estea nun sitio ao que poidan entrar todos os veciños, que siga aí cando cambie o presidente e que o seguinte non teña que empezar de cero. É xusto o que intentamos que sexa doado en Dommiva, aínda que o importante é que a comunidade o teña ordenado, sexa onde sexa.