Besluiten aan afwezigen meedelen: de stap die vrijwel iedereen overslaat

De vergadering is voorbij, de notulen zijn ondertekend… en dan ontbreekt de stap die half Spanje overslaat: de afwezigen op de hoogte stellen.

Waarom het uitmaakt

• De termijnen waarbinnen afwezigen een besluit kunnen aanvechten beginnen te lopen zodra zij de notulen ontvangen.
• Bij besluiten met drie vijfde (zwembad, toeristische verhuur, nieuwe diensten) telt de stem van aangeschreven afwezigen die binnen dertig dagen geen bezwaar maken als vóór — zonder rechtsgeldige kennisgeving bestaat die telling niet.

Hoe u rechtsgeldig meedeelt

Op het adres dat elke eigenaar heeft aangewezen (of anders in zijn woning in het gebouw), en als dat onmogelijk is, via het mededelingenbord van de VvE met een gedateerde aantekening (werking na drie dagen). E-mail geldt als de eigenaar dat kanaal heeft aanvaard — goede praktijk: die aanvaarding één keer schriftelijk bij iedereen ophalen.

Het systeem dat niet faalt

1. Notulen binnen dagen gesloten en ondertekend, niet binnen maanden.
2. Verzending aan iedereen (ook aan de aanwezigen: transparantie) via het aanvaarde kanaal.
3. Vastlegging van de verzenddatum.
4. Een kopie op het bord voor de onmogelijke gevallen.

Met notulen die permanent voor iedereen toegankelijk zijn, houdt de kennisgeving bovendien op een jaarlijks probleem te zijn: iedereen kan elk besluit opzoeken wanneer hij wil.