Mudar de administrador (ou deixar de ter): como se faz bem

Mudar de administrador de condomínios — ou passar a autogerir — é uma decisão ordinária do condomínio. O complicado não é decidi-lo: é a entrega.

O que há que aprovar

A nomeação e destituição dos cargos compete à assembleia. Vai como ponto da ordem de trabalhos, vota-se e fica em ata com clareza: destituição do anterior, com data de efeitos, e nomeação do novo (ou assunção de funções pelo presidente ou por um condómino, se forem autogerir).

Confirmem antes o que diz o contrato: duração, pré-aviso e o que acontece ao trabalho pendente. Cumprir o pré-aviso evita o único conflito verdadeiramente evitável de todo o processo.

O que exigir na entrega

É isto que realmente importa, e onde mais condomínios ficam coxos:

• Livro de atas, em ordem e em dia.
• Contabilidade completa: extratos, comprovativos, recibos, situação de cada condómino.
• Saldos e titularidade das contas do condomínio, com a alteração de assinaturas em curso.
• Contratos em vigor: elevador, limpeza, seguro, manutenções, fornecimentos.
• Documentação técnica: seguro, inspeções quando aplicáveis, certificados, garantias de obras.
• Contactos dos condóminos e dos fornecedores.
• Dívidas pendentes e estado de qualquer processo em curso.

Peçam por escrito e com prazo. Uma entrega verbal "do que houver" é a origem de metade dos problemas do ano seguinte.

Se forem autogerir

É perfeitamente legal e para um condomínio pequeno costuma ser razoável. Só há que ser honesto sobre o que implica: manter contas, convocar assembleias em forma, redigir atas válidas, gerir fornecedores e responder aos condóminos. Não é difícil, mas é constante.

O que faz a diferença não é a capacidade, é o sistema: que tudo fique registado num sítio que não seja a cabeça de uma pessoa, para que a passagem seguinte não recomece do zero.

Uma nota final

Façam a mudança com o exercício contabilístico o mais fechado possível. Mudar a meio do exercício, com faturas a meio e quotas emitidas pelo anterior, complica bastante o primeiro ano.