A passagem de testemunho: entregar o cargo sem deixar um buraco

Em setembro muitos condomínios mudam de presidente. E em demasiados, a passagem resume-se a uma caixa de papéis e a um "isto é o que há".

Primeiro: o cargo é obrigatório, mas não eterno

O presidente é escolhido de entre os condóminos e, salvo o que digam os estatutos, exerce um ano. É obrigatório aceitar quando calha — com a possibilidade de pedir ao tribunal a dispensa por causa justificada —, mas não é um cargo vitalício.

O que tem de ser entregue

Uma passagem bem feita entrega, no mínimo:

• O livro de atas, em dia, e as atas dos últimos exercícios.
• O estado das contas: saldos, quem está em dia e quem não, a situação de cada condómino.
• Acesso às contas bancárias, com a alteração de assinaturas já em curso.
• Contratos em vigor e as respetivas datas de renovação e pré-aviso: elevador, limpeza, seguro, manutenções.
• Documentação técnica: seguro, inspeções, certificados, garantias das obras feitas.
• Assuntos em aberto: obras em curso, reclamações, devedores, processos com a câmara.
• Contactos: fornecedores habituais e dados dos condóminos.

O que mais se esquece e mais caro sai

As datas de pré-aviso dos contratos. Um contrato que se renova sozinho porque ninguém sabia que era preciso avisar com dois meses de antecedência é a prenda de boas-vindas mais habitual para quem entra.

E os assuntos a meio: uma reclamação iniciada e não continuada perde-se sozinha.

Se quem entra és tu

Pede tudo o anterior por escrito e com data. Não é desconfiança: é o normal. E dedica a primeira semana a ler as duas últimas atas e o orçamento em vigor. Só com isso já sabes mais do que a maioria de quem entra no primeiro mês.

O que torna fácil a passagem seguinte

Que a informação não viva na cabeça de ninguém. Se tudo o que importa está registado num sítio a que o condomínio tem acesso, a passagem deixa de ser um trauma e passa a ser uma tarde de papelada.

É, no fundo, o único objetivo: que presidir não dependa da memória de quem presidiu antes.