Os papéis do condomínio: o que guardar, por quanto tempo e como

O arquivo de um condomínio não é burocracia: é a sua memória jurídica e económica. E cabe em pouco espaço se se souber o que guardar.

Para sempre

• O livro (ou livros) de atas e todas as atas.
• Título constitutivo, propriedade horizontal e regulamento (a "constituição" do edifício).
• Deliberações com efeitos permanentes (fechos autorizados, alterações de repartição, regulamento interno em vigor).
• Projetos e certificados de obras importantes (inspeção técnica, reabilitação, elevador novo).

Seis anos (obrigação comercial e fiscal geral)

• Faturas e comprovativos de despesas e receitas.
• Extratos bancários e contas anuais.
• Recibos de vencimento e segurança social se houve empregados (aí, melhor dez).

Enquanto estiverem em vigor, mais uma margem

• Contratos (limpeza, elevador, seguro): o vigente e o anterior.
• Apólices e participações de sinistros (até à prescrição das ações).
• Garantias de obras e equipamentos.

O como importa mais do que o quanto tempo

O arquivo que funciona é o acessível: se para consultar a ata de 2021 for preciso telefonar ao ex-administrador para que remexa na arrecadação, não tem arquivo — tem arqueologia. Digitalizar o essencial (uma digitalização legível serve para quase todo o dia a dia) e tê-lo partilhado com o conselho transforma cada consulta de "missão" em dois cliques. O papel original do que importa, além disso, guardado e localizado.