A documentação do edifício: que papéis guardar e porquê

Em quase todos os condomínios pequenos acontece o mesmo: os papéis importantes existem, mas ninguém sabe onde estão. Há uma caixa na arrecadação, uma pasta em casa do presidente de há três anos e uma pen que ficou no escritório da administração. No dia em que é preciso um documento concreto, começa a busca.

O que um condomínio deveria ter localizado

O ponto de partida é o livro do edifício, em Espanha o libro del edificio. É a pasta que reúne como o imóvel foi construído e como deve ser conservado: memória da obra, plantas, materiais, instalações e instruções de manutenção. Nos edifícios novos é entregue pelo promotor. Nos antigos muitas vezes não existe como tal, e o que há é o que se foi juntando ao longo dos anos.

À volta disso, um condomínio deveria ter à mão:

• A escritura de divisão horizontal, os estatutos se existirem e o regulamento interno. São os documentos que dizem o que é de cada um, que quota-parte cabe a cada fração e o que se pode e não se pode fazer.
• As atas das assembleias e o livro de atas. São a memória do que foi decidido e quando.
• A apólice do seguro do edifício, com as coberturas e os recibos, e o histórico de participações de sinistro.
• Os contratos de manutenção: elevador, aquecimento, extintores, portão da garagem, limpeza, jardinagem. Com as condições, a duração e o número para onde ligar.
• As faturas de obras e remodelações, com os orçamentos pedidos e, sobretudo, os documentos de garantia.
• Certificados e inspeções: revisões das instalações, declarações de conformidade, relatórios técnicos sobre o estado do edifício, certificado energético.
• As plantas, sobretudo as das instalações. Saber por onde passa um tubo poupa muito dinheiro quando há uma fuga.
• Os contactos de fornecedores e técnicos, incluindo o de quem fez a última reparação.

Porque é que se perde tantas vezes

Por duas mudanças e um hábito.

A primeira mudança é a do presidente. O cargo vai rodando e, com ele, a pasta em papel viaja de casa em casa. Em cada mudança fica algo pelo caminho, e o vizinho que entra herda o que lhe dão, não o que havia.

A segunda é a do administrador. Quando se troca de escritório, o condomínio recupera o que o anterior tinha arquivado, que quase nunca é tudo. E nos condomínios que se autogerem nem sequer há um escritório a quem pedir.

O hábito é guardar tudo só em papel e só num sítio. Uma pasta em casa de alguém é um único ponto de falha: uma humidade, uma mudança de casa ou simplesmente não conseguir falar com essa pessoa em agosto, e o condomínio fica sem nada.

O que acontece quando não aparece

• Repetem-se trabalhos já feitos, porque ninguém se lembra de que aquele tubo de queda foi mudado há quatro anos.
• Perdem-se garantias. Uma obra pode estar coberta e acabar paga outra vez porque não aparece a fatura nem o documento do instalador.
• Não se pode reclamar. Sem contrato nem participação anterior, a conversa com a seguradora ou com a empresa de manutenção fica pela palavra de cada um.
• Paga-se a mais, porque não se sabe o que se está a pagar nem desde quando, e há serviços que se vão renovando sozinhos.

Como organizá-la e pô-la em dia

• Juntar o que existe. Pedi-lo ao presidente anterior, ao administrador que sai e aos moradores mais antigos.
• Digitalizar tudo. Uma foto legível com o telemóvel serve; o importante é que exista uma cópia digital e que não viva num só aparelho.
• Organizar por blocos simples: propriedade e regras, atas, seguros, manutenções, obras e garantias, certificados, plantas, contactos, contas.
• Dar nomes claros aos ficheiros, a começar pelo ano e depois pelo que é. Assim tudo se ordena sozinho e encontra-se à primeira.
• Anotar o que falta e pedi-lo. Se a apólice não aparece, a seguradora envia-a por email; se falta um certificado, tem-no o técnico que o assinou.
• Atualizar a quente. Cada obra terminada, cada contrato assinado e cada ata aprovada guardam-se no momento, não quando houver tempo.
• Rever uma vez por ano, por exemplo antes da assembleia ordinária.

No fim, a documentação de um edifício só serve se aparecer quando faz falta. Por isso convém que não dependa de uma pasta nem de uma pessoa: que esteja num sítio onde todos os condóminos possam entrar, que continue lá quando mudar o presidente e que o seguinte não tenha de começar do zero. É precisamente isso que tentamos tornar fácil no Dommiva, ainda que o importante seja que o condomínio a tenha arrumada, seja onde for.